PROPOSAL

1. Pendahuluan

Seiring dengan pertumbuhan ekonomi Indonesia yang maju dan berkembang pesat khususnya di kota-kota besar, telah terjadi perubahan diberbagai sektor, termasuk dibidang industri retail dan produksi serta pada kegiatan eceran di Indonesia yang telah berkembang menjadi usaha yang berskala besar. Perkembangan bisnis eceran yang pesat ini tidak lepas dan faktor meningkatnya jumlah penduduk Indonesia dan juga meningkatnya pendapatan perkapita penduduk yang menyebabkan taraf hidup masyarakat semakin meningkat, hal ini membawa dampak kepada pola perilaku belanja masyarakat, dimana semakin meningkatnya taraf hidup maka tuntutan akan pemenuhan kebutuhan akan semakin meningkat juga.

Perdagangan eceran bersifat dinamis hal ini ditunjukan dengan perkembangan yang terus menerus, bentuk usaha eceran yang cukup pesat adalah banyaknya jaringan minimarket diberbagai pelosok tanah air seperti merek dagang Indomaret yang dipegang oleh PT. Indomarco Prismatama. Indomaret adalah jaringan peritel waralaba di Indonesia yang menyediakan kebutuhan pokok dan kebutuhan sehari - hari dengan luas penjualan kurang dari 200 M, saat ini Indomaret mudah ditemukan didaerah perumahan, gedung perkantoran dan fasilitas umum karena penempatan lokasi gerai didasarkan pada motto

“mudah dan hemat”. Namun disadari usaha minimarket tak ubahnya seperti usaha lainnya yang didalamya meningkatkan penjualan untuk memperoleh keuntungan, dengan maksud untuk memanfaatkan semua kekuatan serta peluang yang ada, untuk menutupi kelemahan dan menetralisasi hambatan yang dihadapi. Timbulnya keadaan seperti itu menandakan bahwa pengusaha semakin menyadari pentingnya mempertahankan dan memperluas jaringan untuk kesinambungannya. Pada dasarnya keberhasilan usaha dibidang retail ini berada pada pengadaan dan penjualan barang dagangan, baik secara kuantitas maupun kualitas, serta harga yang rendah  guna meningkatkan jumlah kunjungan konsumen sesuai dengan mottonya.

Penjualan merupakan tulang punggung perusahaan dagang dalam mengembangkan usaha dalam rangka memperoleh lebih banyak keuntungan. Sebagai ujung tombak dalam memasarkan produk kepada konsumen, perusahaan akan terus dapat berkembang untuk meningkatkan penjualan apabila aktivitas penjualan dikelola dengan baik salah satunya adalah dengan pencatatan penjualan yang cepat dan tepat dalam upaya laporan penjualan. Sistem penjualan yang digunakan pada perusahaan pengecer yaitu penjualan tunai yang diasumsikan bahwa pembeli akan mengambil barang setelah harga barang dibayar dikasir, karena dari hasil penjualan itulah perusahaan memperoleh pendapatan untuk menutupi biaya - biaya operasional lainnya yang telah dikeluarkan, dan berkaitan dengan tujuan minimarket khusunya Indomaret  untuk memaksimalkan laba, maka pengawasan terhadap penjualan merupakan hal yang penting untuk dilakukan, untuk itu Indomaret sangat memerlukan suatu sistem informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi yang berguna bagi pihak luar maupun dalam perusahaan.

Dengan demikan sangat diperlukan suatu sistem yang efesien dan efektif dalam mengelola perusahaan. dengan adanya sistem informasi ini, perusahaan dapat mencatat, membuat dokumen yang berhubungan dengan penjualan untuk keperluan perusahaan maupun bagi pihak diluar perusahaan yang memerlukannya. Informasi memang menjadi unsur penentu dalam pengambilan keputusan, oleh sebab itu penyusunan informasi penjualan hendaknya selalu dilaksanakan untuk mencapai tujuan

tertentu.

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem

A. Sistem

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. (Jogiyanto, 2005) Menurut Kristanto (2003), suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

B. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang dapat digunakan untuk membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya.

1) Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah sistem yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem, komponen sistem menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2) Lingkungan luar sistem (Environments)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

3) Penghubung (Interface)

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumbersumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran suatu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lain dengan melewati penghubung. Dengan demikian terjadi suatu integrasi  sistem yang membentuk satu kesatuan.

4) Batas Sistem (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan satu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.

5) Masukan Sistem (Input)

Masukan sistem adalah kebutuhan data dari sistem yang berupa kejadian nyata.

6) Pengolah Sistem (Proses)

Pengolah sistem adalah pengolahan atau pemrosesan suatu masukan menjadi keluaran sehingga manjadi sesuatu yang bermanfaat untuk kebutuhan.

7) Keluaran sistem (Output)

Output adalah hasil akhir dari  input yang diproses dan diklarifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.

8) Sasaran atau tujuan sistem (Objectives/goal system)

Sasaran adalah sesuatu yang menjadi tujuan dari operasi sistem, adapun sistem yang berhasil adalah sistem yang dapat mencapai tujuan atau sasaran dari sistem tersebut.

C. Kualitas Informasi

1) Akurat (Acurate)

Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Selain itu juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Komponen akurat meliputi.

• Completeness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan.

• Correctness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kebenaran. 7

• Security, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki keamanan.

2) Tepat waktu (Time Lines)

Tepat waktu berarti informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab informasi yang usang (terlambat) tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan dapat berakibat fatal. Saat ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.

3) Sejalan (Relevan)

Relevan berarti informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi didefinisikan oleh Dewitz dalam bukunya System Analysis and Design and the Transition Objects sebagai berikut. “Sistem informasi adalah suatu sistem yang menerima data dari lingkungannya (input) dan memanipulasi data (proses) untuk menghasilkan informasi (output).”

A. Komponen Sistem Informasi

1) Manusia  (people) komponennya meliputi : 

Pengguna(users), perancang(designers), dan pelaksana (implementer).

2) Prosedur  (procedures) komponennya meliputi : 

Aplikasi (application), sistem (system) dan prosedur kontrol (control procedures). 

3) Data komponennya meliputi : 

 Input data dimasukkan ke dalam sistem, penyimpanan data dipelihara dalam bentuk file, dan  output data dihasilkan sebagai dokumen atau laporan.

4) Perangkat lunak  (software) komponennya meliputi : 

 Perangkat lunak sistem yang mengarahkan pengoperasian perangkat keras, pelaksanaan penerjemahan bahasa, dan penyediaan utilitas.

5) Perangkat keras  (hardware) komponennya meliputi :

 Komponen perangkat keras termasuk semua peralatan  fisik yang digunakan untuk  input, proses,  output, penyimpanan, dan pengiriman data. 8

2.3 Konsep Pemodelan Sistem

Pemodelan sistem merupakan penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Dalam merancang sebuah sistem pada umumnya terdapat alasan mengapa perlu dilakukan pemodelan sistem seperti dapat melakukan perhatian pada hal-hal penting dalam sistem tanpa mesti terlibat terlalu jauh. Dengan adanya pemodelan sistem perancang dapat mendiskusikan perubahan dan koreksi terhadap kebutuhan pemakai agar resiko dan biaya bisa diminimalkan. Menguji pengertian penganalisa sistem terhadap kebutuhan pemakai dan membantu perancang sistem dalam membangun sebuah sistem.

A. Diagram Alir

B. Diagram Konteks

C. Data Flow Diagram

3. Analisis

3.1 Analisis Sistem

Menurut Jogiyanto,  analisis sistem dapat  didefenisikan sebagai Penguraian  dari  suatu  sistem  informasi yang  utuh  kedalam  bagian –bagian  komponennya  dengan  maksud  untuk  mengidentifikasikan  dan mengavaluasi  permasalahan - permasalahan,  kesempatan-kesempatan, hambatan - hambatan  yang  terjadi  dan  kebutuhan - kebutuhan  yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Tahap  analisis  sistem  dilakukan  setelah  tahap  perencanaan  sistem (system planning) dan sebelum tahap desain sistem (system design). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan didalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya.

3.2 Analisis Kelemahan Sistem

Metode  analisa  yang  akan  dipakai  pada  Indomaret Wijaya Kusuma  adalah Analisis SWOT (internal, eksternal serta penggabungan keduanya)

A. Strength (Kekuatan)

• Indomaret telah mengembangkan franchise yang mempunyai tujuan menjadi assets nasional dalam bentuk jaringan ritail waralaba yang unggul dalam persaingan nasional.

••• Investasi franchise Indomaret yang ditawarkan sangat kompetitif,bila dibandingkan dengan Alfamart. Indomaret berkisar antara 300 juta sampai dengan 350 juta,sedangkan Alfamart berkisar  antara 300 juta sampai 400 juta.

••• Penempatan lokasi pabrik dan head office di beberapa wilayah yang sudah cukup strategis.

••• Tingkat upah karyawan yang relatif rendah berkisar  600 ribu rupiah perbulan. Sehingga mampu menekan biaya operasional  serendah mungkin. 9

••• Pertumbuhan frainchise Indomaret yang terbukti tinggi di setiap tahunnya. (2002= 192 gerai, 2003= 312 gerai, 2004= 408 gerai)

••• Indomaret adalah salah satu franchise yang bergerak dibidang ritail yang siap go Internasional.

••• Indomaret mampu menjual barang eceran dengan harga  lebuh murah,karena Indomaret mengambil pasokan barang dari salah satu distributor terbesar produk kebutuhan sehari-hari yaitu Indomarco.

••• Indomaret merupakan pelopor waralaba bidang ritail  di Indonesia. Indomaret mewaralabakan sejak tahun 1997.

B. Weaknesses (Kelemahan)

••• Franchise fee yang ditawarkan ralatif tinggi. Franchise fee yang ditawarkan Indomaret yaitu 75 juta rupiah per 5 tahun,sedangkan Alfamart 45 juta rupiah per 5 tahun.

••• Berbagai daerah kurang mengenal Indomaret,karena kurangmya  promosi.

••• Break Event Points yang ditawarkan Indomaret 4 tahun,sedangkan Alfamart antara 3-4 tahun.

C. Oportunities (Peluang)

••• Masih terdapat beberapa daerah yang potensial namun belum dimasuki  oleh Indomaret. Dengan waralaba Indomaret dapat lebih mudah melakukan eksploitasi ke daerah-daerah yang potensial tresebut.

••• Dengan adanya perdagangan bebas, maka peluang mengembangkan franchise akan semakin besar.

••• Perlunya promosi yang lebih gencar agar franchise Indomaret lebih dikenal dan laku di pasaran.

••• Adanya pangsa pasar yang cukup menjanjikan, dimana  di Indonesia bisnis waralaba dalam 1-2 tahun semakin tubuh subur 12,5 %.

••• Mempunyai kesempatan untuk memperluas jaringan secara lebih cepat dengan menggunakan modal seminimal mungkin.

D. Threats (Ancaman)

••• Adanya franchisor lain yang terus mengikuti langkan Indomaret dalam mencari franchisee,yaitu Almafart.

••• Terdapat perusahaan franchise yang sejenis dengan harga jual franchise yang hampir sama. Seperti: investasi untuk Alfamart sebasar 300-400 juta. Investasi Indomaret berkisar 300-350 juta.

••• Adanya kemungkinan beberapa gerai milik franchise yang dapat  menurunkan reputasi nama franchise akibat kegagalannya memenuhi baku standar tertentu yang kemudian melakukan komplain.

••• Adanya tindakan peniruan terhadap keunikan yang dimiliki franchisor yang kemudian dapat menjadi pesaing franchisor.

••• Adanya franchise asing memasuki pangsa pasar indonesia ,maka secara tidak langsung akan memberikan dampak negatif terhadap perusahaan.

••• Timbul kekurang percayaan dari franchisee terhadap  Indomaret yang  disebabkan franchisee tidak ikut campur dalam

A. Strenght-Opportunity 10

• Bersaing secara kompetitf untuk memperluas pasar franchise Indomaret  sehingga peluang yang ada tidak hilang diambil oleh franchise pesaing.

• Memperluas penjualan franchise Indomaret melalui promosi yang gencar ke daerah – daerah.

• Memperbaiki dan melakukan inovasi - inovasi terhadap strategi franchise Indomaret yang ada.

B. Weakness-Opportunity

• Mengembangkan  franchise  dengan memasuki segmen – segmen yang belum dimasuki pesaing, sehingga harga  franchise  yang sedikit tinggi bukan menjadi masalah untuk sementara waktu

• Membuka Indomaret regular yang potensial, jika operasional toko regular tersebut dapat berjalan dengan baik, maka toko tersebut dapat dijual kepada inventor yang ingin menjadi  franchise  Indomaret, sehingga Indomaret semakin dikenal dan tidak perlu mengeluarkan modal yang besar.

C. Strenght-Threats

• Untuk mengatasi beberapa keunggulan  franchise  pesaing, maka diperlukan promosi yang melatarbelakangi keunggulan franchise Indomaret.

• Untuk menghadapi pesaing yang memiliki harga  franchise  yang relatif lebih murah, maka diperlukan penyesuain harga jual  sesuai dengan harga jual pesain yang diiringi dengan melakukan inovasi dalam kualitas dan pelayanan.

D. Weakness-Threats

• Menerapkan metode promosi yang lebih selektif dan proaktif.

• Menciptakan tipe frenchise baru dengan kualitas yang berbeda, dengan memiliki keunggulan lebih dibanding dengan pesaing.

• Persiapan pengembangan  franchise  dan peningkatan hubungan pemasaran dengan franchise.

3.3 Perancangan Proses

A. Diagram Konteks

Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat. Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa diagram konteks ini berisi “siapa saja yang memberi data (dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa saja informasi (dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan sistem.”  Jadi, yang dibutuhkan adalah sebagai berikut.

1) Siapa saja pihak yang akan memberikan data ke sistem, 

2) Data apa saja yang diberikannya ke sistem, 

3) kepada siapa sistem harus memberi informasi atau laporan, dan 

4) Apa saja isi/ jenis laporan yang harus dihasilkan sistem. 

Beberapa kemungkinan (data) yang diberikan pembeli  kepada kasir adalah sebagai berikut.

1) Barang yang ditanyakan,  

2) Barang  yang  akan  dibeli,  dan  

3) Uang  pembayaran.  

Sebaliknya, kemungkian informasi yang diberikan kasir kepada pembeli adalah

sebagai berikut.

1) Keadaan barang yang ditanyakan,

2) Jumlah uang yang harus dibayar. 

Sedangkan informasi yang diberikan kasir kepada Pemilik adalah Laporan Jumlah Uang Masuk beserta Jumlah Barang yang Terjualnya

Gambar 3.3 Tabel relasi antar tabel

 Namun perlu penulis jelaskan juga bahwa selain tabel yang berrelasi, ada juga tabel – tabel yang tidak berrelasi satu sama lain, berikut daftar tabel yang dimaksud :

1. Tempcetakbarcode : Tabel ini digunakan untuk merekam sementara data barang yang akan dicetak kode barangnya menjadi barcode. Data dalam tabel ini akan dihapus jika proses cetak barcode telah selesai. 

2. Tempcetakkode : Tabel ini sama dengan tabel tempcetakbarcode, tetapi digunakan untuk mencetak kode barangnya (bukan barcode).

3 pegawai  : Tabel ini digunakan untuk menyimpan  data jabatan pegawai seperti jabatan Managerial, Operator & Kasir dan Kasir.

4. toko : Tabel ini digunakan untuk merekam data identitas Indomaret, seperti data nama, alamat, telepon, dan keterangan lain yang dianggap perlu. Data ini nantinya akan dimunculkan pada bagian header aplikasi kasir Indomaret, header pada struk dan beberapa halaman lainnya.

5. V_barang_supplier : Tabel ini merupakan view dari  tabel barang (tbarang) join tabel supplier (tsupplier), yang digunakan untuk membuat data laporan supplier.

6. V_laporan_pembelian : Tabel ini merupakan view dari tabel transaksi(tbltransaksi) join tabel barang (tbarang) join tabel supplier (tsupplier), yang digunakan untuk mengetahui laporan pembelian barang.

7.  v_laporan_penjualan : Tabel ini merupakan view dari tabel detail penjualan (tpenjualanitem) join tabel barang (tbarang) join tabel supplier tsupplier), yang digunakan untuk mengetahui laporan penjualan barang.

3.5  Perancangan Arsitektur Jaringan

Arsitektur  jaringan  yang  digunakan  adalah  Sistem  client/server mempunyai  dua  komponen  utama  yaitu  komputer  client  dan  komputer  server. Ser komputer induk  yang melakukan pemrosesan terbanyak untuk memenuhi  permintaanpermintaan  dari  komputer  client  dan  bertindak  sebagai server  database  yang  menyimpan  data.  Client  yaitu  komputer  atau  workstasion yang  melakukan  pengiriman  permintaan-permintaan  data  pada  server  kemudian menampilkan  data tersebut  pada  interface  aplikasi  yang  dimilikinya.  Selain  itu client juga mempunyai kemampuan untuk mengubah atau menghapus data itu.